با افزایش تعداد آپارتمان‌ها توسعۀ فرهنگ آپارتمان‌نشینی و حضور مدیر ساختمان رواج پیدا کرد. امروزه هر مجتمع باید برای خود یک مدیر ساختمان یا چند مدیر با عنوان هیئت مدیره داشته باشد تا ساکنان آپارتمان به مشکل برنخورند. مدیر ساختمان یعنی کسی که وقت و انرژی لازم برای رسیدگی به مسائل ساختمان و همسایگان را داشته باشد. محدودۀ اختیارات مدیر ساختمان و وظایفی که برعهدۀ اوست در «قانون تملک آپارتمان‌ها» تعیین شده است. در این مقاله قصد داریم به این قانون بپردازیم تا مشخص شود که دقیقاً مدیر ساختمان (یا هیئت مدیره ساختمان) کیست و چه وظایفی دارد.
مدیر ساختمان کیست؟
اگر در هر آپارتمان مالکین متعددی وجود داشته باشند مطابق قانون تملک آپارتمان‌ها نیاز است برای اجرای قوانین یک نفر به رأی همۀ مالکین در جایگاه مدیر ساختمان انتخاب شود. البته در صورتی که تعداد مالکین سه یا بیشتر از سه نفر باشند برای تعیین مدیر یا مدیران باید یک مجمع عمومی میان خود تشکیل دهند. مجمع عمومی مالکان در هر ساختمان متشکل از تمامی مالکان واحدهای آپارتمانی است.
تعیین مدیر ساختمان
مدیر ساختمان مسئول حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیماتی است که مجمع عمومی می‌گیرد. مهم‌ترین گروه و نهادی که می‌تواند در مورد ساختمان تصمیم گیری کند مجمع عمومی است و این مسئله در قانون تملک ساختمان‌ها آمده است. در این مجمع مالکان ساختمان عضو بوده و انتخاب مدیر ساختمان حق آن‌ها است. البته هیچ گاه مستأجرین عضو این مجمع نیستند ولی باید در برابر مسائل و مشکلات ساختمانی احساس مسئولیت کرده و در این جلسات شرکت کنند تا بتوانند گامی در جهت رفع مشکلات خود بردارند و مدیران و هیئت مدیره ساختمان باید نظرات و انتقادات مستأجرین را بپذیرند.
طبق قانون تملک آپارتمان‌ها مجمع عمومی ساختمان چه وظایف و اختیاراتی دارد؟
اگر توافقنامه‌ای میان مالکین تنظیم نشده باشد برای تعیین زمان تشکیل مجمع عمومی باید مطابق نظر اکثریت مطلق آرای مالکینی که بیش از نصف مساحت تمام قسمت‌های اختصاصی را در اختیار دارند عمل کرد. در غیر این صورت باید مطابق نظر حداقل سه نفر از آن‌ها زمان مجمع عمومی را تعیین کرد.
اولین جلسه معمولاً برای انتخاب رئیس مجمع عمومی برگزار می‌شود. مدیر یا مدیران هم در همین جلسه مشخص می‌شوند. به طور معمول مجمع عمومی باید حداقل سالی یک بار تشکیل شود و مالکینی که بیش از نصف مساحت ساختمان را در اختیار دارند حتماً باید در این مجمع حضور داشته باشند تا این جلسه رسمیت پیدا کند. اگر تعداد افرادی که در مجمع حضور پیدا می‌کنند به حد نصاب نرسد جلسه لغو شده و به پانزده روز بعد موکول می‌شود. اگر در جلسه دوم هم تعداد به حد نصاب نرسید دوباره جلسه برای پانزده روز دیگر به تعویق می‌افتد اما در جلسه سوم اینکه تعداد شرکت‌کنندگان به حد نصاب رسیده باشد اهمیتی ندارد و جلسه با همان تعداد رسمیت خواهد داشت. مطابق با قانون تملک آپارتمان‌ها وظایف مجمع عمومی عبارت‌اند از:
انتخاب رئیس مجمع عمومی
انتخاب مدیر یا مدیران ساختمان و نظارت بر عملکرد آن‌ها
تصمیم‌گیری دربارۀ اداره امور ساختمان
تصویب گزارش درآمد و هزینه‌های سالانه ساختمان
تصمیم‌گیری در مورد پس‌انداز برای امور مربوط به حفظ، نگهداری و تعمیر ساختمان
دادن اختیار به مدیر برای انعقاد قراردادهای لازم برای اداره ساختمان
تصویب و تغییر مقررات ساختمان در چهارچوب قانون کشور
گفتنی است که اگر مدیر یا هیئت مدیرۀ ساختمان یا حداقل سه نفر از مالکین ساختمان درخواست کنند می‌توان جلسه فوق‌العاده‌ای برای مجمع عمومی در نظر گرفت. البته باید یک هفته پیش از تشکیل جلسه به صورت مکتوب، تلفنی، فکس یا ایمیل تشکیل جلسه به مالکین در این خصوص اطلاع‌رسانی کنند. تصمیماتی که در جلسات مجمع عمومی گرفته می‌شود باید صورت جلسه شود و مدیر ساختمان آن را نگهداری کند.
20 وظیفۀ مدیر ساختمان
1. اجرای تصمیمات مجمع عمومی و همچنین حفظ و اداره ساختمان: تمرکز اصلی مدیر یا هیئت مدیره باید بر اجرای تصمیمات مجمع عمومی باشد و تلاش کند مانع از آسیب رسیدن به ساختمان شود.
2. تعیین مقررات داخلی برای ساختمان: با توجه به صحبت‌هایی که در جلسۀ مجمع عمومی گفته می‌شود و همچنین تصمیماتی که در آن جلسات گرفته می‌شود یک سری قوانین داخلی برای آپارتمان به وجود می‌آید که در آن یک اساس‌نامه برای ساکنین و مدیر ساختمان تنظیم می‌شود و همه موظف‌اند مطابق آن عمل کنند. اساس‌نامۀ مدیر ساختمان هم همان حیطۀ وظایفی است که برعهده دارد.
3. تعیین شارژ هر واحد: مدیر یا مدیران وظیفه دارند شارژ هر واحد را تعیین کرده و از مالکین اخذ کنند. روش‌های تعیین شارژ با توجه به شرایط متفاوت است که از جمله این روش‌ها می‌توان به: شارژ ثابت، شارژ بر اساس متراژ، شارژ بر اساس نفرات، شارژ بر اساس نفرات و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و متراژ، شارژ بر اساس شارژ ثابت و نفرات اشاره کرد. انتخاب روش محاسبه برعهدۀ مدیر یا هیئت مدیره ساختمان است.
4. مشخص کردن هزینۀ تعمیرات: ساختمان طی دوره‌های متخلف نیاز به تعمیرات و نگهداری دارد. مدیر ساختمان موظف است این هزینه را برآورد کند و از ساکنین دریافت کند تا مشکلات تعمیری در ساختمان باقی نماند.
5. جایگزین نکردن اشخاص به جای خود به عنوان مدیر ساختمان: بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها مدیر یا هیئت مدیره امین شرکای ساختمان هستند و نمی‌توانند شخص دیگری را به جای خود بگذارند. مدیر باید تمام وظایفش را خودش انجام دهد. البته اگر قرار است مدیری بیش از سه روز در ساختمان نباشد، می‌تواند با یکی از ساکنین هماهنگ کرده و اختیارات را به صورت کوتاه مدت به او تفویض کند.
6. رسیدگی به اعتراض و مشکلات ساکنین: مدیر ساختمان موظف است در صورتی که هر کدام از ساکنین که اعتراضی به نحوه مدیریت، وضع ساختمان یا شارژ پرداختی خود دارند به شکایتشان رسیدگی کند. به طور مثال بر اساس قانون، افراد چه از واحدشان استفاده کنند و چه نکنند، باید حق شارژ خود را پرداخت کنند. اما ممکن است مالکی به این مسئله اعتراض داشته باشد که وقتی از خانه استفاده نمی‌کند پس آب و برق و گازی نیز مصرف نمی‌کند و چرا باید برای این موارد حق شارژ پرداخت کند. مدیر یا هیئت مدیره باید بررسی کند و در صورت صلاح‌دید فقط حق شارژ خدمات عمومی ساختمان را از او بگیرد.
7. بیمه کردن ساختمان در برابر آتشسوزی: بیمه آتش سوزی ساختمان یکی از اصلی‌ترین وظایف مدیر یا هیئت مدیره است. آتشسوزی از حوادثی است که ممکن است هر لحظه رخ دهد و بیمه کردن ساختمان در برابر این حادثه امری ضروری است. مدیر یا هیئت مدیره باید به تناسب زیربنا سهم هر واحد از بیمه آتشسوزی را حساب کرده و کل ساختمان را بیمه کند. گفتنی است که اگر حادثه رخ دهد و ساختمان بیمه نشده باشد جبران خسارت مالکین بر عهده مدیر یا هیئت مدیره خواهد بود.
8. بررسی وکالت‌نامه نمایندۀ مالکین: قبل از شروع جلسه مجمع عمومی مدیر یا مدیران وظیفه دارند وکالت‌نامۀ معتبر نماینده مالکین را ببینند و صحتش را تأیید کنند.
9. تعیین سهم هزینه‌های مشترک مالکان یا مستأجران: هزینه‌های مشترک مربوط به سرایدار، نگهبان، متصدی آسانسور، هزینه نگهداری تاسیسات، باغبان، تزئینات قسمت‌های مشترک که ربطی به متراژ بنای هر واحد ندارد و هزینه‌های اختصاصی مثل آب، گاز، آسفالت پشت‌بام و غیره که به متراژ هر واحد مربوط است باید همگی توسط مدیر تعیین شده و به ساکنان ابلاغ شود.
10. بایگانی و حفظ صورت جلسات مجمع عمومی ساختمان: تمام تصمیمات جلسات مجمع عمومی باید صورت جلسه شده و نگهداری از این صورت جلسات بر عهده مدیر یا هیئت مدیره است. این صورت جلسات باید به امضای کلیه حاضرین برسد. صورت جلسات مجمع عمومی اسناد معتبری هستند که حتی در مراجع قضایی نیز قابل استناداند.
11. اطلاع‌رسانی تصمیمات مجمع عمومی به افراد غایب: ممکن است به هر دلیلی بعضی از مالکین نتوانند در جلسه حضور پیدا کنند. چون اجرای تصمیمات جلسه مجمعی که به رسمیت رسیده باشد الزامی است همه ساکنین باید از آن مطلع شوند. وظیفه مطلع کردن مالکین غایب از این تصمیمات بر عهده مدیر یا مدیران است. حداکثر تا ده روز بعد از تاریخ جلسه باید اطلاع‌رسنی انجام شود.
12. دادن گواهی تسویه حساب هزینه‌های ساختمان: دفاتر اسناد رسمی باید هنگام تنظیم انواع سندهای انتقال، اجاره، رهن، صلح، هبه و… گواهی تسویه حساب هزینه‌های ساختمان را رؤیت کنند. این گواهی را مدیر یا مدیران ساختمان امضا و تأیید می‌کنند.
13. ارسال اظهار نامه به مالکین یا مستأجران بدهکار: اگر مالک یا استفاده‌کننده ساختمان حق شارژ خود را به هر دلیلی پرداخت نکند مدیر یا هیئت مدیره وظیفه دارد بدهی او را از طریق اظهار نامه به اطلاعش برسانند. نکتۀ مهم این است که اطلاع دادن نپرداختن حق شارژ از طریق نامه معمولی یا چسباندن آگهی به تابلوی اعلانات وجهه قانونی ندارد.
14. خدمات ندادن به مالکین بدهکار: در صورتی که اظهارنامه به مالک یا مستأجر بدهکار ابلاغ شود و او به پرداخت بدهی اقدام نکند تا ده روز پس از دریافت اظهارنامه فرصت دارد. اگر پرداخت نکند مدیر یا هیئت مدیره می‌تواند به تشخیص خود ارائه خدمات به آن واحد را قطع کند. مثلاً شوفاژ، تهویه آب گرم، برق، گاز و… را قطع کند تا بدهکار مجبور به پرداخت بدهی‌اش شود. نکتۀ مهم این است که مدیر نمی‌تواند قبل از ابلاغ اظهار نامه خدمت‌دهی به مالک را قطع کند وگرنه مالک می‌تواند اعتراض کند.
15. تقاضای اجرائیه برای وصول مطالبات: اگر مدیر اظهارنامه را به مالک بدهکار ارسال کند اما او همچنان از پرداخت بدهی‌اش سر باز بزند، این حق برای مدیر وجود دارد که تقاضای صدور اجرائیه کند. بدین ترتیب دفتر اسناد رسمی اجرائیه را صادر می‌کند و معادل بدهی بدهکار اموالش ضبط شده و پس از ارزیابی قیمت به حراج گذاشته می‌شود. درآمد کسب شده از طریق حراج صرف وصول طلب ساختمان می‌شود.
16. طرح دعوی جهت وصول مطالبات: مدیر می‌تواند علاوه بر تقاضای اجرائیه از طریق طرح دعوی در دادگاه نیز نسبت به وصول مطالبات ساختمان از مالک یا مالکین بدهکار اقدام کند.
17. درخواست از وزارت مسکن برای انتخاب کارشناس: ممکن است تعدادی از اعضای ساختمان معتقد باشند که عمر مفید ساختمان به پایان رسیده و به خاطر فرسودگی احتمال خطر یا ضرر مالی و جانی وجود دارد و از همین رو درخواست تجدید بنا داشته باشند. اما ممکن است تعدادی از ساکنین با این درخواست مخالف باشند. در این جا مدیر ساختمان وظیفه دارد از وزارت مسکن و شهرسازی درخواست کند تا سه نفر کارشناس رسمی دادگستری برایشان ارسال کند تا در این باره قضاوت کنند. نظر کارشناسان فصل‌الخطاب خواهد بود.
18. بازسازی مجموعه پس از تصویب مجمع عمومی: اگر مجمع عمومی با اکثریت آرا تصویب کند که ساختمان بازسازی شود، وظیفه مدیریت فرآیند بازسازی بر عهده مدیر ساختمان یا هیئت مدیره است.
19. درخواست تخلیه واحدهایی که در بازسازی همکاری نمی‌کنند: هر چند که فرآیند بازسازی پس از تصویب مجمع عمومی آغاز می‌شود، اما ممکن است تعدادی از مالکین رضایتی به این کار نداشته باشند. این افراد ممکن است با عدم تخلیه در بازسازی ملک اخلال ایجاد کنند. در اینجا مدیر وظیفه دارد از دادگاه دستور تخلیه ساختمان را درخواست کند. البته باید پیش از آن سایر مالکان برای فرد مذکور مسکن مناسب را تامین کرده باشند.
20. تصمیم‌گیری برای نحوه استفاده از پرداخت‌های پس‌انداز شده: مدیر یا مدیران ساختمان موظفند به همراه مجمع عمومی برای نحوۀ استفاده از مبالغ پس‌انداز شده تصمیم‌گیری کنند و به نوعی آن را مصرف کنند که به نفع ساختمان و ساکنان آن باشد.
حقوق و مزایای مدیر ساختمان
جالب است بدانید که مدیر ساختمان هم مثل هر شخص شاغل دیگری دارای حقوق و مزایایی است. در واقع در قانون هرکس که کاری انجام می‌دهد مستحق دریافت مزد است. مزدی که مدیر ساختمان دریافت می‌کند هم بر اساس قانون وزارت کار تعریف می‌شود. از این رو می‌بایست بین هیئت مدیره ساختمان به عنوان کارفرما و مدیر ساختمان در نقش کارگر قراردادی امضا شود و میزان اجرت و حقوق به همراه بیمه و مزایا در آن درج شود.
اگر برای مدیر ساختمان هیچ گونه قراردادی مبنی بر دریافت مزد و مزایا تنظیم نشده باشد و فقط صورتجلسه انتخاب مدیر تهیه شود به طور قانونی مدیر ساختمان نمی‌تواند هیچ گونه مبلغی تحت هیچ عنوانی دریافت کند. ولی آنچه بین ساکنان ساختمان عرف شده است این است که مدیر ساختمان در ساختمان‌های کم واحد می‌تواند حق شارژ ثابت پرداخت نکند. گفتنی است که اگر در صورتجلسه ساختمان حق الزحمه قید شده باشد و این مبلغ پایین‌تر از حداقل حقوق وزارت کار باشد، قرارداد کار نیست و از قوانین کار پیروی نمی‌کند و مطابق آن مدیر مسئول ساختمان شناخته می‌شود و همچنان در مقابل خطرات و حوادث در ساختمان مسئول است.
در ضمن در صورتی که تصمیم مجمع عمومی در مورد یا مواردی خلاف قانون تملک آپارتمان‌ها و آئین‌نامه اجرایی آن یا خلاف دیگر قوانین کشور باشد مدیر ساختمان می‌تواند از چنین تصمیمی تبعیت نکند و آن را رد کند.
اگر مدیر ساختمان استعفا دهد، فوت کند یا عزل شود باید جلسۀ مجمع عمومی فوق‌العاده برگزار شود و برای ساختمان مدیر دیگری جایگزین شود.
خزانه‌دار کیست؟
مجمع عمومی یک نفر از مدیران را به عنوان خزانه‌دار تعیین می‌کند. وظیفۀ خزانه‌دار این است که دفتر درآمد و هزینه را ثبت و نگهداری کند و به همراه قبوض و اسناد مربوطه، برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی ارائه دهد.
آیا مستأجر می‌تواند مدیر ساختمان شود؟
مدیر ساختمان می‌تواند از بین مالکین، مستأجرین و افراد غیرساکن در ساختمان انتخاب شود و افراد ساکن در ساختمان به صلاح‌دید خود مدیر یا مدیران را انتخاب می‌کنند.
دربارۀ تعداد مدیران هم باید گفت که این تعداد می‌بایست فرد باشد و مدت زمانی که برای مدیریت ساختمان در نظر گرفته می‌شود دو سال است که مجمع مومی می‌تواند این مدت را تمدید کند و اشکالی ندارد اگر یک مدیر برای چند سال متمادی در ساختمان مدیریت کند.
